Atribuições do Setor Contábil e os Requisitos da ABNT NBR ISO 9001
Introdução
A adoção da norma ABNT NBR ISO 9001 representa, acima de tudo, um marco para a empresa que busca fortalecer seu compromisso com a qualidade e a melhoria contínua. Inicialmente, é importante compreender que o setor contábil desempenha um papel crucial na implementação dessa norma, pois suas atribuições vão muito além do controle financeiro. Esse setor se torna essencial ao garantir que a documentação necessária seja produzida e mantida de forma a assegurar a conformidade com os requisitos da ISO 9001, além de apoiar a tomada de decisões estratégicas para o aprimoramento dos processos.
A princípio, uma das funções primordiais do setor contábil envolve a elaboração e a manutenção de documentos como a política de qualidade, os objetivos organizacionais e os procedimentos operacionais padrão (POPs). Esses documentos são a base para a organização do sistema de gestão e devem refletir de forma fiel as operações e metas da empresa. Além disso, a criação de documentos claros e precisos facilita a comunicação entre os departamentos, promove uma melhor compreensão das responsabilidades de cada área e serve como referência essencial para auditorias internas e externas, garantindo que todos os requisitos da norma sejam atendidos.
Além disso, o setor contábil precisa assegurar a integridade e a segurança dos registros financeiros, alinhando-se aos critérios da ISO 9001 para a gestão da documentação. Isso envolve o desenvolvimento de um sistema de controle de registros que inclui o armazenamento seguro, a definição de prazos de retenção e descarte, além do controle de acesso. Por exemplo, manter registros organizados e acessíveis é fundamental em auditorias e permite comprovar a conformidade da empresa. Esse processo promove a rastreabilidade e evita erros que poderiam comprometer a qualidade dos serviços e produtos.
Posteriormente, o setor contábil também desempenha um papel relevante na análise de custos e na identificação de oportunidades de economia, contribuindo para a eficiência do sistema de gestão da qualidade. Análises financeiras detalhadas permitem identificar áreas onde há desperdício de recursos ou onde melhorias podem ser implementadas, ajudando a empresa a investir no que é essencial para a qualidade sem gerar custos desnecessários. Esse tipo de análise possibilita, por exemplo, uma gestão mais eficaz dos recursos, incentivando práticas que promovem a otimização dos processos e, consequentemente, a melhoria contínua.
Em conclusão, a capacitação e a comunicação desempenham um papel determinante no sucesso do sistema de gestão. O setor contábil, em conjunto com a gestão, deve promover treinamentos periódicos, assegurando que todos na organização entendam a importância da qualidade e saibam como contribuir para ela. Esses treinamentos não apenas reforçam a cultura organizacional de qualidade, mas também aumentam o engajamento dos colaboradores na busca pela melhoria contínua. Dessa forma, a atuação do setor contábil na implantação da ABNT NBR ISO 9001 é fundamental para o sucesso da organização, impulsionando a empresa em direção à excelência operacional e à satisfação do cliente.
